En el tiempo que tenemos como asesores de sistemas, con
frecuencia encuentramos empresas que están haciendo un esfuerzo
considerable por sistematizar sus procesos de trabajo para incrementar eficiencia y ventas, pero en el camino se
encuentran con innumerables impedimentos que los obliga a conformarse con
implementaciones deficientes.
En
muchos casos, estas empresas cuentan con sistemas, pero los usuarios que los
utilizan, simplemente no tienen la capacitación adecuada para manejarlos,
provocando que se subutilicen.
La
dirección sabe que no usando sus sistemas como deberían, mas desconocen a
ciencia cierta que tanto están dejando de utilizar. Están trabajando, avanzando y sienten que van por un camino más o menos adecuado y no pueden desviar el presupuesto
en capacitaciones de algo que no saben a donde los llevará.
Otro
de los problemas que tienen estas empresas es la falta de comunicaciones entre
las sucursales. Tienen un sistema, pero enlazarlas está simplemente
fuera de su capacidad y un factor importante es el Internet con que cuentan,
que no tiene la calidad para garantizar un enlace confiable y a la velocidad
requerida.
El
servidor que tienen es lento, no se ha actualizado desde hace varios años y
además no se le da el mantenimiento apropiado, cambiarlo implica muchos
molestias y gastos y nuevamente esto está fuera del presupuesto; se tienen
otras prioridades y si la consecuencia es trabajar mas lento y tener paros con
más frecuencia, es algo que se puede sortear, después de todo... ¿Que empresa
trabaja perfectamente?
Otro
tanto sucede con la red, pues es lenta, sufre de ataques de virus y se tiene
poca seguridad. Nuevamente cambiar todo esto implica muchos gastos y se
prefiere trabajar como se ha hecho hasta el momento.
Otro
punto a resaltar son las licencias del software que se utiliza...El Sistema
Operativo del servidor, los Sistemas Operativos y el Office (Word, Excel, Power
Point), de cada una de las estaciones de trabajo y los antivirus, son licencias
caras y mejor se opta por la “piratería”, provocando intranquilidad pues podrían ser sujetos a revisiones que no pasarían y tendrían que pagar multas muy altas,
además de tener que adquirir todas las licencias correspondientes en un periodo
de tiempo muy corto.
Otro
de los problemas comunes es que el sistema que se tiene no cumple con todas las
necesidades administrativas del negocio, muchos procesos se tienen que hacer
fuera, ya sea con procesos manuales o bien en sistemas independientes (lo que
reduce la eficiencia e incrementa errores).
El
contratar los servicios de programación para incluir estos procesos en el
sistema, simplemente esta fuera del presupuesto y se llega a pensar que para
eso están los empleados, “que trabajen un poco mas, que para eso se les paga”.
Sin darse cuenta que la eficiencia en los procesos de trabajo, se ve
comprometida.
Algunas
veces las empresas podrían concluir que los negocios de sistemas venden lo que
no se necesita… si fuera por ellos, tendría que gastar una fortuna para tener
lo último en tecnología, con todas las licencias oficialmente cubiertas y
además pagar cuotas altas de mantenimientos, capacitaciones y actualizaciones.
En
consecuencia, se opta por el camino más económico.
Trabajar
con varios sistemas independientes, con poca capacitación, en una red lenta, con pobre seguridad, sin enlazar
apropiadamente las sucursales y realizando múltiples procesos de trabajo con
Excel o bien manualmente, puede comprometer seriamente la eficiencia, toma de decisiones y
capacidad de ventas de las empresas.
A
continuación le listaré los problemas mas comunes. Cuente con cuantos se
identifica y si son mas de cinco, seguramente tenemos soluciones muy interesantes para usted:
- Frecuentemente las sucursales se desconectan de su sistema administrativo.
- No puede conectar sus sucursales al sistema administrativo por fallos constantes.
- Enlazar sus sucursales está fuera de su presupuesto.
- Solo tiene acceso a Internet de muy baja capacidad.
- Los usuarios se quejan de que el sistema administrativo trabaja lento.
- Tiene problemas constantes con la factura electrónica.
- Gasta mucho en la administración de su red / servidor.
- El servidor que tiene es lento y el que necesita esta fuera de su presupuesto.
- Cada nueva computadora le cuenta mucho pues la requiere de alta velocidad, con licencias de Microsoft Windows, Office (Word, Excel, OutLook…) y configurarla a la red y al sistema administrativo.
- Su sistema administrativo no cumple con las necesidades del negocio.
- Las actualizaciones del sistema administrativo le cuestan mucho dinero.
- Su personal requiere o le pide constantemente mas capacitación en el manejo de su sistema administrativo .
- Tiene constantes problemas con ataques de virus, red lenta con poca seguridad y software sin licencia… lo que se traduce en trabajo administrativo ineficiente.
¿Se identifica con estos problemas?
Que le parecería lo siguiente...
- Olvidece de tener que comprar licencias de Windows, Excel, Word, OutLook y PowerPoint.
- No mas servidores en su empresa.
- La computadora mas simple de su oficina le servirá para trabajar adecuadamente.
- El enlace de Internet comercial mas simple, le funcionará correctamente.
- No pagará mas por cursos de capacitación para trabajar con su sistema administrativo.
- No pagará mas por las actualizaciones de su software.
- Tendrá la seguridad que tanto a buscado.
- Y la red... ¿Cual red?
Si piensa que estamos jugando, le sorprenderemos al decirle que existe en el mercado una empresa que está liberando aplicaciones de alto desempeño y tecnología con estas características y a precios excepcionales.
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