Soluciones Integrales en la Nube

Con frecuencia las empresas (por falta de automatización en sus procesos de trabajo), tienen dificultades administrativas, lo que las orilla a estar limitadas en eficiencia, capacidad de toma de decisiones y de trazabilidad informativa, ademas de estar atrasadas con sus declaraciones de pago de impuestos.

Para llevar la administración se utilizan hojas de calculo y soluciones genéricas como la contabilidad general, el control de precios unitarios y/o alguna solución para el control de bancos.

La administración se ve como un mal necesario y esta se lleva porque es necesaria para hacer las declaraciones fiscales y justificarlas.

Se tiende a asignar los mínimos recursos posibles para que la administración se realice, pero al hacer evaluaciones reales, se concluye que se invierte tiempo de mas y con resultados pobres.

Actualmente, para llevar la administración de una empresa moderna correctamente, es necesario automatizar todos los procesos de trabajo y esto definitivamente no se logra con un sistema contable, se logra solamente con un sistema administrativo integrado y que esté disponible a los usuarios en todo momento e independientemente en donde se encuentren.

Por desgracia estas aplicaciones integradas y de alta tecnología informática, se encuentran fuera del presupuesto de la mayoría de las empresas y en los pocos casos en que (haciendo un esfuerzo especial), se adquieren estas soluciones, con frecuencia advierten demasiado tarde, un sinfín de gastos extras, tales como el tener que adquirir un servidor, estaciones de trabajo, redes, licencias de software, servicios de Internet confiables, además de tener que contratar servicios externos por servicios de asesoría, capacitaciones y mantenimientos.

Al tratar de incrementar eficiencia por medio de la automatización, se dan cuenta que la solución les viene a generar tantos problemas y gastos, que terminan subutilizando fuertemente la aplicación adquirida o peor aun, abandonan el proyecto de automatización.

Sistemas Integrados entendiendo esta problemática, ofrece a la empresas una solución sin sorpresas, integrada y accesible.

Una solución que automatiza, entre muchos módulos mas,  prospectación, cotizaciones, ventas con facturación electrónica, compras, inventarios, bancos, contabilidad y lo integra con servicios de declaraciones fiscales y como si esto fuera poco, accesible por Internet.

Con esta solución podrá trabajar donde se encuentren y lo único que necesita es un enlace de Internet y una computadora. ¿De que tipo? , no se preocupe, aun enlaces de Internet comercial o de casa y una computadora de bajo desempeño, funcionan apropiadamente.

Para mas información, favor de ver el siguiente video:

¿Su Sistema Administrativo le genera muchas preocupaciones?

En el tiempo que tenemos como asesores de sistemas, con frecuencia encuentramos empresas que están haciendo un esfuerzo considerable por sistematizar sus procesos de trabajo para incrementar  eficiencia y ventas, pero en el camino se encuentran con innumerables impedimentos que los obliga a conformarse con implementaciones deficientes.

En muchos casos, estas empresas cuentan con sistemas, pero los usuarios que los utilizan, simplemente no tienen la capacitación adecuada para manejarlos, provocando que se subutilicen.

La dirección sabe que no usando sus sistemas como deberían, mas desconocen a ciencia cierta que tanto están dejando de utilizar. Están trabajando, avanzando y sienten que van por un camino más o menos adecuado y no pueden desviar el presupuesto en capacitaciones de algo que no saben a donde los llevará.

Otro de los problemas que tienen estas empresas es la falta de comunicaciones entre las sucursales. Tienen un sistema, pero enlazarlas está simplemente fuera de su capacidad y un factor importante es el Internet con que cuentan, que no tiene la calidad para garantizar un enlace confiable y a la velocidad requerida.

El servidor que tienen es lento, no se ha actualizado desde hace varios años y además no se le da el mantenimiento apropiado, cambiarlo implica muchos molestias y gastos y nuevamente esto está fuera del presupuesto; se tienen otras prioridades y si la consecuencia es trabajar mas lento y tener paros con más frecuencia, es algo que se puede sortear, después de todo... ¿Que empresa trabaja perfectamente?

Otro tanto sucede con la red, pues es lenta, sufre de ataques de virus y se tiene poca seguridad. Nuevamente cambiar todo esto implica muchos gastos y se prefiere trabajar como se ha hecho hasta el momento.

Otro punto a resaltar son las licencias del software que se utiliza...El Sistema Operativo del servidor, los Sistemas Operativos y el Office (Word, Excel, Power Point), de cada una de las estaciones de trabajo y los antivirus, son licencias caras y mejor se opta por la “piratería”, provocando intranquilidad pues podrían ser sujetos a revisiones que no pasarían y tendrían que pagar multas muy altas, además de tener que adquirir todas las licencias correspondientes en un periodo de tiempo muy corto.

Otro de los problemas comunes es que el sistema que se tiene no cumple con todas las necesidades administrativas del negocio, muchos procesos se tienen que hacer fuera, ya sea con procesos manuales o bien en sistemas independientes (lo que reduce la eficiencia e incrementa errores).

El contratar los servicios de programación para incluir estos procesos en el sistema, simplemente esta fuera del presupuesto y se llega a pensar que para eso están los empleados, “que trabajen un poco mas, que para eso se les paga”. Sin darse cuenta que la eficiencia en los procesos de trabajo, se ve comprometida.

Algunas veces las empresas podrían concluir que los negocios de sistemas venden lo que no se necesita… si fuera por ellos, tendría que gastar una fortuna para tener lo último en tecnología, con todas las licencias oficialmente cubiertas y además pagar cuotas altas de mantenimientos, capacitaciones y actualizaciones.

En consecuencia, se opta por el camino más económico.

Trabajar con varios sistemas independientes, con poca capacitación, en una red lenta, con pobre seguridad, sin enlazar apropiadamente las sucursales y realizando múltiples procesos de trabajo con Excel o bien manualmente, puede comprometer seriamente la eficiencia, toma de decisiones y capacidad de ventas de las empresas.

A continuación le listaré los problemas mas comunes. Cuente con cuantos se identifica y si son mas de cinco, seguramente tenemos soluciones muy interesantes para usted:

• Frecuentemente las sucursales se desconectan de su sistema administrativo.
• No puede conectar sus sucursales al sistema administrativo por fallos constantes.
• Enlazar sus sucursales está fuera de su presupuesto.
• Solo tiene acceso a Internet de muy baja capacidad.
• Los usuarios se quejan de que el sistema administrativo trabaja lento.
• Tiene problemas constantes con la factura electrónica.
• Gasta mucho en la administración de su red / servidor.
• El servidor que tiene es lento y el que necesita esta fuera de su presupuesto.
• Cada nueva computadora le cuenta mucho pues la requiere de alta velocidad, con licencias de Microsoft Windows, Office (Word, Excel, OutLook…) y configurarla a la red y al sistema administrativo.
• Su sistema administrativo no cumple con las necesidades del negocio.
• Las actualizaciones del sistema administrativo le cuestan mucho dinero.
• Su personal requiere o le pide constantemente mas capacitación en el manejo de su sistema administrativo .
• Tiene constantes problemas con ataques de virus, red lenta con poca seguridad y software sin licencia… lo que se traduce en trabajo administrativo ineficiente.

¿Se identifica con estos problemas?

Que le parecería lo siguiente...

• Olvidece de tener que comprar licencias de Windows, Excel, Word, OutLook y PowerPoint.
• No mas servidores en su empresa.
• La computadora mas simple de su oficina le servirá para trabajar adecuadamente.
• El enlace de Internet comercial mas simple, le funcionará correctamente.
• No pagará mas por cursos de capacitación para trabajar con su sistema administrativo.
• No pagará mas por las actualizaciones de su software.
• Tendrá la seguridad que tanto a buscado.
• Y la red... ¿Cual red?

Si piensa que estamos jugando, le sorprenderemos al decirle que existe en el mercado una empresa que está liberando aplicaciones de alto desempeño y tecnología con estas características y a precios excepcionales.

Sistemas Integrados

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Como escoger y preparar a la empresa para un ERP

Seguramente en más de una ocasión se ha sentido confundido por las diferentes opciones que tiene para seleccionar un producto u oferta y hasta llegue a sentirse manipulado, pues cada promotor o proveedor, le dice que su opción es la mejor.

Mientras más especializado es el producto o servicio, mas confusión tendrá, pues su capacidad de evaluación se limita y más vulnerable se siente a los proveedores tendenciosos.

En el caso de las aplicaciones de software, esto es especialmente confuso, complicado, pero definitivamente la decisión que usted tome será de vital importancia para el futuro de su negocio.

Una aplicación administrativa (ya sea un ERP o Sistemas Administrativo), lo ayudará en la automatización de sus procesos de trabajo y le dará un conjunto de facilidades para que pueda tomar decisiones rápidas y efectivas.

El ERP le podría ahorrar años en el camino para encontrar la ruta más eficiente para administrar su negocio y le dará un conjunto de normas a seguir para que sus procesos de trabajo embonen y fluyan como una máquina perfecta.

Se debe de escoger una aplicación que se ajuste lo más posible, a los procesos de trabajos de la empresa y si existen diferencias importantes, se debe de evaluar la posibilidad de implementar adaptaciones.

Al adquirir un ERP, las cabezas mas importantes de la empresa deben estar convencidas del beneficio de trabajar con la nueva aplicación y se debe motivar a los usuarios en general, para reducir la natural resistencia al cambio.

La dirección debe apoyar el nuevo ERP y solicitar a sus empleado que los resultados de su trabajo lo presenten, usando las herramientas disponibles en la aplicación.

Se debe estar dispuesto a hacer cambios en los procesos de trabajo de la empresa, para que estos se adapten a los que dictan la nueva aplicación y si esto no es posible, entonces solicitar al proveedor, que realice las modificaciones o configuraciones pertinentes.

Se debe de entender claramente que para que estas aplicaciones funcionen eficientemente, la captura de información en cada uno de los módulos se debe de realizar en el tiempo y forma correcto, de otra forma se crean hoyos en el flujo de información, que puede afectar el proceso completo.

La capacitación es fundamental y no es suficiente con un curso al inicio solamente. Está comprobado que del 100% de los temas presentados, menos del 60% se queda en los usuarios, entonces...¿que pasa con el otro 40%?

Existen varios caminos para lidiar con este resultado.

1) La empresa pide y exige que el 40% restante, sean los mismos usuarios los que se auto capaciten. ¿No es esta una de las razones por las que se les paga a los empleados?

Dificultades y riesgos:
Tiempo mediano a largo para llegar al 100% de utilización, con un riego moderado de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

2) La empresa se conforma con lo que los usuarios hayan entendido y cae en la actitud conformista, de trabajar con las áreas o módulos de la aplicación que se hayan comprendido.

Dificultades y riesgos:

Tiempo largo o muy largo para llegar al 100% de utilización, con un riego muy alto de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

3) La empresa pide capacitación extra al proveedor, apoyándose lo más posible con herramientas extras, como los videos y manuales, hasta llegar al 100% de entendimiento.

Dificultades y riesgos:

Tiempo muy corto o corto para llegar al 100% de utilización, con un riesgo pequeño de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

Claramente podemos ver que la tercera opción es la que presenta los mejores resultados, pero tiene un costo mas alto y para prevenir sorpresas, le recomendamos pactar contratos de capacitación, donde se incluyan los cursos necesarios.

Si le preocupa también, el riesgo pequeño que se tiene de que la aplicación no se utilice en su totalidad, los servicios de soporte son indispensables y estos prácticamente garantizan el exito de su instalación.