ERP o Sistemas Administrativos

Debido a la creciente adopción de tecnologías de la información en las empresas, son cada vez más las que buscan soluciones de software que les permitan automatizar sus procesos de negocio. Después de todo, si no lo hicieran se quedarían rezagadas competitivamente, pero la competencia es fuerte ya que existen innumerables opciones en el mercado y la pelea es reñida entre dos fuertes contrincantes: ERP vs. Sistemas Administrativos.

La Funcionalidad

La diferencia principal entre ambos la hace la definición de uno de ellos: ERP (Enterprise Resource Planning), que la define como un planificador que le permite a una empresa anticiparse a las necesidades futuras. Un ERP incluye las funciones que una empresa necesita o puede llegar a necesitar, un Sistema Administrativo (o suite de gestión), no cuenta con tantas funcionalidades.

Una de las características principales de un ERP, es que funciona como un sistema integrador del flujo de información de distintas áreas, que a través de módulos, esta es centralizada, para compartirla en tiempo real y esto influye directamente en la toma de decisiones clave de la empresa.

La información en un ERP disminuye errores, disminuye cargas de trabajo y tiene un alto nivel de protección de la información, pues al estar integrada toda la información, elimina errores por trabajos en paralelo, elimina actividades o áreas duplicadas y protege la información al evitar modificaciones por error o intencionales. Ej. Una cuenta por cobrar no se puede modificar, si existe un pago en bancos / una factura generada.

Un Sistema Administrativo funciona de manera independiente o aislada (y en muchos casos incluso no tan automatizada), pues para ser compartida se requiere de procesos de integración o de transferencia de datos entre varios sistemas con funciones diferentes.

La Inversión

También tenemos un factor importante: Precio. El costo de un Sistema Administrativo es menor comparado con la implementación de un ERP. Esto es debido a que un ERP es un sistema con un grado de complejidad mayor al de un Sistema Administrativo, al incluir más funcionalidades, capacidad de crecimiento, rapidez y conectividad. Un Sistema Administrativo está normalmente compuesto por programas separados que se unen por medio de interfaces y que básicamente están orientados a la gestión de facturación y contabilidad.

Un ERP requiere de una infraestructura tecnológica mas completa, pues se le pide a casi todas las áreas de la empresa que se involucren en el registro y análisis de información, necesitando de una red, servidor, estaciones de trabajo, Internet estable, las licencias correspondientes a los sistemas operativos, antivirus, bases de datos utilizadas y desde luego contar con los asesores adecuados para instalar y darle mantenimiento a estas facilidades.

Con cierta frecuencia los requerimientos de hardware y software dejan fuera a algunas empresas (sobretodo a las consideradas Micro y Chicas), como aspirantes a un ERP, pero por suerte cada ves es mas común el contar con estas aplicaciones en Internet (la Nube), y esto liberar a las empresas de la necesidad de una infraestructura tecnológica. Lo único que se le pide al usuario, es una computadora de bajo desempeño y un enlace de Internet comercial.

Considere también que un ERP es una arquitectura de software que está diseñada no sólo para gestionar actividades de facturación y contabilidad, sino también de prospectación, ventas, cobranza, pedidos,inventarios, finanzas, control de proyectos...etc., ademas de contar con herramientas como analizadores de información, bases de conocimientos, pizarras generales o facilidades de trazabilidad... y estas facilidades son tantas, que la capacitación se convierte en un tema importante.

Como se menciona anteriormente, un sistema ERP opera como un Planificador e Incrementador de Eficiencia. Así, el invertir en un ERP sobre un Sistema Administrativo, implica estar preparado para muchas mas eventualidades y no sólo para las necesidades inmediatas.

Entonces... ¿Un ERP o un Sistema Administrativo?

¿Cuál es la plataforma superior?

¿Cuál es la más práctica y eficiente?

Técnicamente la plataforma de un ERP es superior, pues tiene más capacidad de enlaces, mayor velocidad, trabajan en una plataforma abierta, cuentan con más herramientas para actualizarse, mas funcionalidades administrativas, mas capacidad de análisis… pero la mejor pregunta debería ser: ¿Cual es la más adecuada para una determinada empresa? Después de todo son completamente diferentes.

Quizá podamos concluir que no hay duda que un sistema ERP es más completo y poderoso que un Sistema Administrativo, sin embargo, ambos son funcionales. Desde un punto de vista técnico, ambos ocupan dos nichos de mercado diferentes, el Sistema Administrativo cumple las necesidades de las micro y algunas empresas chicas, simples en sus procesos de trabajo, con pocas posibilidades de crecimiento y con bajos recursos económicos y el ERP es para empresas mas complejas, con mas infraestructura y con mayores posibilidades de crecimiento.

Al final de cuentas necesita identificar cual es su presupuesto, el nivel de complejidad de sus procesos administrativos, la infraestructura tecnológica con que cuenta y hacia donde o hasta dónde quiere llegar con la empresa, ya que ambos sistemas son para diferentes dimensiones de negocio. Bien valdría la pena preguntarse antes de elegir a su contrincante favorito ¿Cuál es la dimensión de su empresa?

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