Como escoger y preparar a la empresa para un ERP

Seguramente en más de una ocasión se ha sentido confundido por las diferentes opciones que tiene para seleccionar un producto u oferta y hasta llegue a sentirse manipulado, pues cada promotor o proveedor, le dice que su opción es la mejor.

Mientras más especializado es el producto o servicio, mas confusión tendrá, pues su capacidad de evaluación se limita y más vulnerable se siente a los proveedores tendenciosos.

En el caso de las aplicaciones de software, esto es especialmente confuso, complicado, pero definitivamente la decisión que usted tome será de vital importancia para el futuro de su negocio.

Una aplicación administrativa (ya sea un ERP o Sistemas Administrativo), lo ayudará en la automatización de sus procesos de trabajo y le dará un conjunto de facilidades para que pueda tomar decisiones rápidas y efectivas.

El ERP le podría ahorrar años en el camino para encontrar la ruta más eficiente para administrar su negocio y le dará un conjunto de normas a seguir para que sus procesos de trabajo embonen y fluyan como una máquina perfecta.

Se debe de escoger una aplicación que se ajuste lo más posible, a los procesos de trabajos de la empresa y si existen diferencias importantes, se debe de evaluar la posibilidad de implementar adaptaciones.

Al adquirir un ERP, las cabezas mas importantes de la empresa deben estar convencidas del beneficio de trabajar con la nueva aplicación y se debe motivar a los usuarios en general, para reducir la natural resistencia al cambio.

La dirección debe apoyar el nuevo ERP y solicitar a sus empleado que los resultados de su trabajo lo presenten, usando las herramientas disponibles en la aplicación.

Se debe estar dispuesto a hacer cambios en los procesos de trabajo de la empresa, para que estos se adapten a los que dictan la nueva aplicación y si esto no es posible, entonces solicitar al proveedor, que realice las modificaciones o configuraciones pertinentes.

Se debe de entender claramente que para que estas aplicaciones funcionen eficientemente, la captura de información en cada uno de los módulos se debe de realizar en el tiempo y forma correcto, de otra forma se crean hoyos en el flujo de información, que puede afectar el proceso completo.

La capacitación es fundamental y no es suficiente con un curso al inicio solamente. Está comprobado que del 100% de los temas presentados, menos del 60% se queda en los usuarios, entonces...¿que pasa con el otro 40%?

Existen varios caminos para lidiar con este resultado.

1) La empresa pide y exige que el 40% restante, sean los mismos usuarios los que se auto capaciten. ¿No es esta una de las razones por las que se les paga a los empleados?

Dificultades y riesgos:
Tiempo mediano a largo para llegar al 100% de utilización, con un riego moderado de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

2) La empresa se conforma con lo que los usuarios hayan entendido y cae en la actitud conformista, de trabajar con las áreas o módulos de la aplicación que se hayan comprendido.

Dificultades y riesgos:

Tiempo largo o muy largo para llegar al 100% de utilización, con un riego muy alto de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

3) La empresa pide capacitación extra al proveedor, apoyándose lo más posible con herramientas extras, como los videos y manuales, hasta llegar al 100% de entendimiento.

Dificultades y riesgos:

Tiempo muy corto o corto para llegar al 100% de utilización, con un riesgo pequeño de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

Claramente podemos ver que la tercera opción es la que presenta los mejores resultados, pero tiene un costo mas alto y para prevenir sorpresas, le recomendamos pactar contratos de capacitación, donde se incluyan los cursos necesarios.

Si le preocupa también, el riesgo pequeño que se tiene de que la aplicación no se utilice en su totalidad, los servicios de soporte son indispensables y estos prácticamente garantizan el exito de su instalación.