¿Su Sistema Administrativo le genera muchas preocupaciones?

En el tiempo que tenemos como asesores de sistemas, con frecuencia encuentramos empresas que están haciendo un esfuerzo considerable por sistematizar sus procesos de trabajo para incrementar  eficiencia y ventas, pero en el camino se encuentran con innumerables impedimentos que los obliga a conformarse con implementaciones deficientes.

En muchos casos, estas empresas cuentan con sistemas, pero los usuarios que los utilizan, simplemente no tienen la capacitación adecuada para manejarlos, provocando que se subutilicen.

La dirección sabe que no usando sus sistemas como deberían, mas desconocen a ciencia cierta que tanto están dejando de utilizar. Están trabajando, avanzando y sienten que van por un camino más o menos adecuado y no pueden desviar el presupuesto en capacitaciones de algo que no saben a donde los llevará.

Otro de los problemas que tienen estas empresas es la falta de comunicaciones entre las sucursales. Tienen un sistema, pero enlazarlas está simplemente fuera de su capacidad y un factor importante es el Internet con que cuentan, que no tiene la calidad para garantizar un enlace confiable y a la velocidad requerida.

El servidor que tienen es lento, no se ha actualizado desde hace varios años y además no se le da el mantenimiento apropiado, cambiarlo implica muchos molestias y gastos y nuevamente esto está fuera del presupuesto; se tienen otras prioridades y si la consecuencia es trabajar mas lento y tener paros con más frecuencia, es algo que se puede sortear, después de todo... ¿Que empresa trabaja perfectamente?

Otro tanto sucede con la red, pues es lenta, sufre de ataques de virus y se tiene poca seguridad. Nuevamente cambiar todo esto implica muchos gastos y se prefiere trabajar como se ha hecho hasta el momento.

Otro punto a resaltar son las licencias del software que se utiliza...El Sistema Operativo del servidor, los Sistemas Operativos y el Office (Word, Excel, Power Point), de cada una de las estaciones de trabajo y los antivirus, son licencias caras y mejor se opta por la “piratería”, provocando intranquilidad pues podrían ser sujetos a revisiones que no pasarían y tendrían que pagar multas muy altas, además de tener que adquirir todas las licencias correspondientes en un periodo de tiempo muy corto.

Otro de los problemas comunes es que el sistema que se tiene no cumple con todas las necesidades administrativas del negocio, muchos procesos se tienen que hacer fuera, ya sea con procesos manuales o bien en sistemas independientes (lo que reduce la eficiencia e incrementa errores).

El contratar los servicios de programación para incluir estos procesos en el sistema, simplemente esta fuera del presupuesto y se llega a pensar que para eso están los empleados, “que trabajen un poco mas, que para eso se les paga”. Sin darse cuenta que la eficiencia en los procesos de trabajo, se ve comprometida.

Algunas veces las empresas podrían concluir que los negocios de sistemas venden lo que no se necesita… si fuera por ellos, tendría que gastar una fortuna para tener lo último en tecnología, con todas las licencias oficialmente cubiertas y además pagar cuotas altas de mantenimientos, capacitaciones y actualizaciones.

En consecuencia, se opta por el camino más económico.

Trabajar con varios sistemas independientes, con poca capacitación, en una red lenta, con pobre seguridad, sin enlazar apropiadamente las sucursales y realizando múltiples procesos de trabajo con Excel o bien manualmente, puede comprometer seriamente la eficiencia, toma de decisiones y capacidad de ventas de las empresas.

A continuación le listaré los problemas mas comunes. Cuente con cuantos se identifica y si son mas de cinco, seguramente tenemos soluciones muy interesantes para usted:

• Frecuentemente las sucursales se desconectan de su sistema administrativo.
• No puede conectar sus sucursales al sistema administrativo por fallos constantes.
• Enlazar sus sucursales está fuera de su presupuesto.
• Solo tiene acceso a Internet de muy baja capacidad.
• Los usuarios se quejan de que el sistema administrativo trabaja lento.
• Tiene problemas constantes con la factura electrónica.
• Gasta mucho en la administración de su red / servidor.
• El servidor que tiene es lento y el que necesita esta fuera de su presupuesto.
• Cada nueva computadora le cuenta mucho pues la requiere de alta velocidad, con licencias de Microsoft Windows, Office (Word, Excel, OutLook…) y configurarla a la red y al sistema administrativo.
• Su sistema administrativo no cumple con las necesidades del negocio.
• Las actualizaciones del sistema administrativo le cuestan mucho dinero.
• Su personal requiere o le pide constantemente mas capacitación en el manejo de su sistema administrativo .
• Tiene constantes problemas con ataques de virus, red lenta con poca seguridad y software sin licencia… lo que se traduce en trabajo administrativo ineficiente.

¿Se identifica con estos problemas?

Que le parecería lo siguiente...

• Olvidece de tener que comprar licencias de Windows, Excel, Word, OutLook y PowerPoint.
• No mas servidores en su empresa.
• La computadora mas simple de su oficina le servirá para trabajar adecuadamente.
• El enlace de Internet comercial mas simple, le funcionará correctamente.
• No pagará mas por cursos de capacitación para trabajar con su sistema administrativo.
• No pagará mas por las actualizaciones de su software.
• Tendrá la seguridad que tanto a buscado.
• Y la red... ¿Cual red?

Si piensa que estamos jugando, le sorprenderemos al decirle que existe en el mercado una empresa que está liberando aplicaciones de alto desempeño y tecnología con estas características y a precios excepcionales.

Sistemas Integrados

www.SistemasIntegrados.com
ventas@SistemasIntegrados.com

Tel. +52 (81) 1257-7605 / (55) 8421-7012

Como escoger y preparar a la empresa para un ERP

Seguramente en más de una ocasión se ha sentido confundido por las diferentes opciones que tiene para seleccionar un producto u oferta y hasta llegue a sentirse manipulado, pues cada promotor o proveedor, le dice que su opción es la mejor.

Mientras más especializado es el producto o servicio, mas confusión tendrá, pues su capacidad de evaluación se limita y más vulnerable se siente a los proveedores tendenciosos.

En el caso de las aplicaciones de software, esto es especialmente confuso, complicado, pero definitivamente la decisión que usted tome será de vital importancia para el futuro de su negocio.

Una aplicación administrativa (ya sea un ERP o Sistemas Administrativo), lo ayudará en la automatización de sus procesos de trabajo y le dará un conjunto de facilidades para que pueda tomar decisiones rápidas y efectivas.

El ERP le podría ahorrar años en el camino para encontrar la ruta más eficiente para administrar su negocio y le dará un conjunto de normas a seguir para que sus procesos de trabajo embonen y fluyan como una máquina perfecta.

Se debe de escoger una aplicación que se ajuste lo más posible, a los procesos de trabajos de la empresa y si existen diferencias importantes, se debe de evaluar la posibilidad de implementar adaptaciones.

Al adquirir un ERP, las cabezas mas importantes de la empresa deben estar convencidas del beneficio de trabajar con la nueva aplicación y se debe motivar a los usuarios en general, para reducir la natural resistencia al cambio.

La dirección debe apoyar el nuevo ERP y solicitar a sus empleado que los resultados de su trabajo lo presenten, usando las herramientas disponibles en la aplicación.

Se debe estar dispuesto a hacer cambios en los procesos de trabajo de la empresa, para que estos se adapten a los que dictan la nueva aplicación y si esto no es posible, entonces solicitar al proveedor, que realice las modificaciones o configuraciones pertinentes.

Se debe de entender claramente que para que estas aplicaciones funcionen eficientemente, la captura de información en cada uno de los módulos se debe de realizar en el tiempo y forma correcto, de otra forma se crean hoyos en el flujo de información, que puede afectar el proceso completo.

La capacitación es fundamental y no es suficiente con un curso al inicio solamente. Está comprobado que del 100% de los temas presentados, menos del 60% se queda en los usuarios, entonces...¿que pasa con el otro 40%?

Existen varios caminos para lidiar con este resultado.

1) La empresa pide y exige que el 40% restante, sean los mismos usuarios los que se auto capaciten. ¿No es esta una de las razones por las que se les paga a los empleados?

Dificultades y riesgos:
Tiempo mediano a largo para llegar al 100% de utilización, con un riego moderado de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

2) La empresa se conforma con lo que los usuarios hayan entendido y cae en la actitud conformista, de trabajar con las áreas o módulos de la aplicación que se hayan comprendido.

Dificultades y riesgos:

Tiempo largo o muy largo para llegar al 100% de utilización, con un riego muy alto de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

3) La empresa pide capacitación extra al proveedor, apoyándose lo más posible con herramientas extras, como los videos y manuales, hasta llegar al 100% de entendimiento.

Dificultades y riesgos:

Tiempo muy corto o corto para llegar al 100% de utilización, con un riesgo pequeño de que la aplicación no se utilice en su totalidad.

Claramente podemos ver que la tercera opción es la que presenta los mejores resultados, pero tiene un costo mas alto y para prevenir sorpresas, le recomendamos pactar contratos de capacitación, donde se incluyan los cursos necesarios.

Si le preocupa también, el riesgo pequeño que se tiene de que la aplicación no se utilice en su totalidad, los servicios de soporte son indispensables y estos prácticamente garantizan el exito de su instalación.

ERP o Sistemas Administrativos

Debido a la creciente adopción de tecnologías de la información en las empresas, son cada vez más las que buscan soluciones de software que les permitan automatizar sus procesos de negocio. Después de todo, si no lo hicieran se quedarían rezagadas competitivamente, pero la competencia es fuerte ya que existen innumerables opciones en el mercado y la pelea es reñida entre dos fuertes contrincantes: ERP vs. Sistemas Administrativos.

La Funcionalidad

La diferencia principal entre ambos la hace la definición de uno de ellos: ERP (Enterprise Resource Planning), que la define como un planificador que le permite a una empresa anticiparse a las necesidades futuras. Un ERP incluye las funciones que una empresa necesita o puede llegar a necesitar, un Sistema Administrativo (o suite de gestión), no cuenta con tantas funcionalidades.

Una de las características principales de un ERP, es que funciona como un sistema integrador del flujo de información de distintas áreas, que a través de módulos, esta es centralizada, para compartirla en tiempo real y esto influye directamente en la toma de decisiones clave de la empresa.

La información en un ERP disminuye errores, disminuye cargas de trabajo y tiene un alto nivel de protección de la información, pues al estar integrada toda la información, elimina errores por trabajos en paralelo, elimina actividades o áreas duplicadas y protege la información al evitar modificaciones por error o intencionales. Ej. Una cuenta por cobrar no se puede modificar, si existe un pago en bancos / una factura generada.

Un Sistema Administrativo funciona de manera independiente o aislada (y en muchos casos incluso no tan automatizada), pues para ser compartida se requiere de procesos de integración o de transferencia de datos entre varios sistemas con funciones diferentes.

La Inversión

También tenemos un factor importante: Precio. El costo de un Sistema Administrativo es menor comparado con la implementación de un ERP. Esto es debido a que un ERP es un sistema con un grado de complejidad mayor al de un Sistema Administrativo, al incluir más funcionalidades, capacidad de crecimiento, rapidez y conectividad. Un Sistema Administrativo está normalmente compuesto por programas separados que se unen por medio de interfaces y que básicamente están orientados a la gestión de facturación y contabilidad.

Un ERP requiere de una infraestructura tecnológica mas completa, pues se le pide a casi todas las áreas de la empresa que se involucren en el registro y análisis de información, necesitando de una red, servidor, estaciones de trabajo, Internet estable, las licencias correspondientes a los sistemas operativos, antivirus, bases de datos utilizadas y desde luego contar con los asesores adecuados para instalar y darle mantenimiento a estas facilidades.

Con cierta frecuencia los requerimientos de hardware y software dejan fuera a algunas empresas (sobretodo a las consideradas Micro y Chicas), como aspirantes a un ERP, pero por suerte cada ves es mas común el contar con estas aplicaciones en Internet (la Nube), y esto liberar a las empresas de la necesidad de una infraestructura tecnológica. Lo único que se le pide al usuario, es una computadora de bajo desempeño y un enlace de Internet comercial.

Considere también que un ERP es una arquitectura de software que está diseñada no sólo para gestionar actividades de facturación y contabilidad, sino también de prospectación, ventas, cobranza, pedidos,inventarios, finanzas, control de proyectos...etc., ademas de contar con herramientas como analizadores de información, bases de conocimientos, pizarras generales o facilidades de trazabilidad... y estas facilidades son tantas, que la capacitación se convierte en un tema importante.

Como se menciona anteriormente, un sistema ERP opera como un Planificador e Incrementador de Eficiencia. Así, el invertir en un ERP sobre un Sistema Administrativo, implica estar preparado para muchas mas eventualidades y no sólo para las necesidades inmediatas.

Entonces... ¿Un ERP o un Sistema Administrativo?

¿Cuál es la plataforma superior?

¿Cuál es la más práctica y eficiente?

Técnicamente la plataforma de un ERP es superior, pues tiene más capacidad de enlaces, mayor velocidad, trabajan en una plataforma abierta, cuentan con más herramientas para actualizarse, mas funcionalidades administrativas, mas capacidad de análisis… pero la mejor pregunta debería ser: ¿Cual es la más adecuada para una determinada empresa? Después de todo son completamente diferentes.

Quizá podamos concluir que no hay duda que un sistema ERP es más completo y poderoso que un Sistema Administrativo, sin embargo, ambos son funcionales. Desde un punto de vista técnico, ambos ocupan dos nichos de mercado diferentes, el Sistema Administrativo cumple las necesidades de las micro y algunas empresas chicas, simples en sus procesos de trabajo, con pocas posibilidades de crecimiento y con bajos recursos económicos y el ERP es para empresas mas complejas, con mas infraestructura y con mayores posibilidades de crecimiento.

Al final de cuentas necesita identificar cual es su presupuesto, el nivel de complejidad de sus procesos administrativos, la infraestructura tecnológica con que cuenta y hacia donde o hasta dónde quiere llegar con la empresa, ya que ambos sistemas son para diferentes dimensiones de negocio. Bien valdría la pena preguntarse antes de elegir a su contrincante favorito ¿Cuál es la dimensión de su empresa?

Open publication - Free publishing - More administracion